Privacybeleid Jola Olympus

Om te kunnen volleyballen hebben we wat gegevens van je nodig. Volleybalvereniging Jola Olympus hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Jola Olympus zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Jola Olympus verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

Administratieve doeleinden
Het kunnen incasseren van de maandelijkse contributie per automatische incasso
Het inschrijven bij de Nederlandse Volleybal Bond om te kunnen deelnemen aan competitiewedstrijden
Om leden te informeren over ontwikkelingen en informatie over de vereniging middels de 2 wekelijkse nieuwsbrief

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Schriftelijke toestemming via het inschrijfformulier of afzonderlijk toestemmingsdocument

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Jola Olympus de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam
Voorletters
Tussenvoegsel
Achternaam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoon nummer
E-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Pasfoto (indien je wilt deelnemen aan de competitie)

Je persoonsgegevens worden door Jola Olympus opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Jola Olympus verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de leden door middel van nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het inschrijvingsformulier Nieuwsbrief op onze website of het aanmeldingsformulier voor nieuwe leden

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Jola Olympus de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
E-mailadres

Je persoonsgegevens worden door Jola Olympus opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is of
Tot er een verzoek wordt gedaan tot uitschrijving van de nieuwsbrief

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de (financiële) administratie (Sportlink)
Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval moeten wij medewerking verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Jola Olympus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Jola Olympus van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van je hebben ontvangen. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door je verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door je gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met je niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming binnen Nederland